5 dicas de energia para sobrecarregar o seu fluxo de trabalho pdf - orientando tecnologia

Se você é proprietário de uma pequena empresa ou freelancer, provavelmente processa muitos PDFs. Seja faturas, estimativas ou até mesmo documentos contratuais, quase tudo é enviado em PDFs nos dias de hoje.

À medida que o número de PDFs aumenta, gerenciá-los se torna um incômodo. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a sobrecarregar seu fluxo de trabalho.

1. Documentos de OCR com o FreeOCR

OCR é uma ótima tecnologia que processa seus PDFs digitalizados ou baixados e torna o texto reconhecível. Isso pode ser especialmente útil para indexar páginas digitalizadas com o scanner. O FreeOCR é um utilitário gratuito para Windows que faz exatamente isso.

É uma aplicação leve que acompanha seus PDFs, analisa seu conteúdo e transforma o texto não selecionável na imagem / formulário PDF em texto normal que você pode trabalhar.

2. Crie e edite PDFs com o Foxit Reader

O Foxit Reader é um leitor de PDF gratuito para Windows, mas pode fazer muito mais do que ler PDFs. A interface da Foxit parece perigosamente próxima do pacote do Microsoft Office, mas se olharmos para o lado mais brilhante, os usuários do Office se sentirão em casa. Você pode criar um documento no MS Word / Excel como agora, mas em vez de usar a ferramenta de exportação integrada do MS, você pode usar a opção muito melhorada da Foxit.

Nota importante: O Foxit Reader tem agregado e desativado adware (leia barras de ferramentas irritantes) com seu produto. Portanto, fique de olho nas etapas de instalação e certifique-se de selecionar o modo de instalação personalizada em vez do padrão.

Se você tiver o Foxit Reader instalado, deverá ver as opções de PDF nos seus programas do Office convenientemente localizados no menu da faixa de opções. Se você está procurando uma abordagem mais nativa para criar PDFs, o Foxit é um deve tentar. Você também pode usar o Foxit para anotar e destacar arquivos PDF.

3. Salvar PDFs no Google Drive

O Google Drive oferece gratuitamente 15 GB de armazenamento, que você pode expandir pagando uma taxa anual. 15 GB serão suficientes para a maioria de nós. Por que você ainda deseja enviar seus PDFs para o Google Drive, você pergunta? Bem, a mesma razão pela qual você faz backup de coisas na nuvem. Ter uma cópia online sempre faz sentido.

E com o Drive, você pode fazer muito mais do que apenas fazer backup de PDFs. O sistema de gerenciamento de pastas do Google Drive significa que todos os seus PDFs podem ser arquivados de maneira sistemática, o que reduzirá o tempo de recuperação mais tarde. Você também pode anexá-los rapidamente ao seu e-mail no Gmail quando precisar enviar um PDF por e-mail para alguém. O excelente recurso de anexos do Gmail garante que o destinatário nunca precise sair do navegador se quiser apenas dar uma olhada em um anexo.

4. Ativar o OCR no Google Drive

O Google Drive suporta o OCR. O que significa que salvará seus arquivos PDF com OCR e permitirá que você pesquise diretamente.

Para ativar esse recurso, clique no ícone Configurações na página do Google Drive, acesse as Configurações de upload e marque a opção que diz Converter texto de PDF e arquivo de imagem enviados. Agora, todos os arquivos PDF que você enviar serão verificados e convertidos em formato pesquisável.

5. Pesquisar PDFs com o Google Drive (ou Evernote)

Agora que todos os seus PDFs digitalizados são OCR e enviados para um local central, ele pode ser usado de maneira satisfatória. Você pode usar o Google Drive para pesquisar não apenas PDFs pelo título, mas também pelo texto dentro deles.

Por isso, se não se lembrar do nome do ficheiro PDF que procura, mas se lembrar vagamente do seu conteúdo, o Google Drive pode certamente ajudá-lo.

Alternativa: O Evernote fornece funcionalidade semelhante (e aprimorada), mas está disponível apenas para usuários do Evernote Premium. Se você é um deles, não posso recomendar o uso do Evernote para salvar e indexar seus PDFs o suficiente. Como o Evernote é um aplicativo de desktop, a pesquisa leva muito menos tempo e as atualizações recentes na pesquisa do Evernote o tornaram realmente poderoso. Se você está disposto a pagar por um serviço para gerenciar seus arquivos PDF, você deve definitivamente olhar para o Evernote.