3 recursos ocultos no outlook.com para aumentar a produtividade

Se você usa regularmente o e-mail do Outlook, provavelmente é porque você é, pelo menos, um ser humano moderadamente funcional e produtivo que contribui para a sociedade. Por isso, parabéns. Mas sempre há um pouco mais de espaço para que alguém aumente a produtividade e suba um pouco.

Talvez alguns recursos ocultos no Outlook não sejam capazes de alterar a vida o suficiente para subitamente disparar suas habilidades de produtividade, mas esses recursos, pelo menos, ajudarão você a gastar menos do seu valioso tempo tentando classificar os e-mails. Então dê uma chance a eles.

1. Livremente de lixo eletrônico com varredura

Você pode ter visto o botão Sweep na barra de menu na parte superior do Outlook.com, mas não sabe o que ele faz. Isso literalmente permite varrer a desordem na sua caixa de entrada de forma rápida e eficaz. Quando você estiver visualizando um e-mail, clique em Varrer para exibir ações rápidas correspondentes a esse e-mail, futuros e-mails ou seu remetente.

Por exemplo, se você receber um email como parte de um boletim informativo do qual deseja que o Outlook cuide automaticamente, poderá fazer com que o Sweep o controle. Pode eliminar automaticamente todos os emails desse remetente da sua caixa de entrada, bloquear todos os futuros emails do remetente, manter o mais recente e eliminar automaticamente o restante desse remetente ou eliminar sempre os emails do remetente com mais de 10 dias.

A varredura é personalizável e adaptável a diferentes pastas e categorias, portanto, você pode optar por arquivar esses e-mails.

2. Gerenciar e personalizar suas categorias do Outlook

Quer você saiba disso ou não, você provavelmente usa o recurso Categorias do Outlook. Isso classifica automaticamente vários tipos de e-mails em pastas inteligentes apropriadas e traz conteúdo que merece seu foco. A categoria Fotos exibe todas as fotos em um e-mail e as apresenta em uma galeria agradável, enquanto a categoria Atualizações de envio fornece o código de acompanhamento e as atualizações em um pacote.

Mas o que você pode não saber é que essas categorias são completamente personalizáveis ​​e há muito mais disponível para você do que o que você pode ter ativado na barra lateral. Além disso, você pode adicionar suas próprias categorias e definir regras para os e-mails que se encaixam nelas.

Para personalizar as categorias, clique no ícone Configurações no canto superior direito do Outlook.com e escolha Gerenciar categorias no menu. Aqui você pode escolher qual na longa lista de categorias deseja habilitar (filtrar) e qual você deseja especificamente mostrar no menu de pastas para acesso rápido.

Você também pode criar sua própria categoria clicando em Nova categoria.

Dica: para usar uma nova categoria, considere clicar em Gerenciar regras no menu Configurações e criar uma regra para classificar automaticamente vários tipos de e-mails nessa categoria.

3. Outlook.com tem atalhos de teclado em abundância

Você é um fanático por atalhos de teclado? Ou talvez você esteja apenas procurando maneiras mais rápidas de concluir tarefas comuns no Outlook. De qualquer forma, o Outlook tem um atalho de teclado para praticamente todas as funções de e-mail que você usa. Há dúzias que cobrem tudo, desde escrever um e-mail a ler um até tomar uma ação.

Para ver a lista completa de atalhos de teclado que você pode usar, basta pressionar o botão ? chave em qualquer lugar no Outlook.com. Você também pode conferir a tela acima.

Como você usa o Outlook.com?

Agora que você sabe como “varrer” suas mensagens, personalizar suas categorias inteligentes e manobrar com os atalhos do teclado, você está no caminho certo para ser um profissional do Outlook - e alguém que pode conquistar a tediosa tarefa do email.