10 Ferramentas e complementos de produtividade de email incrivelmente úteis

Se alguma coisa da era da internet dos anos 90 que magicamente sobreviveu ao ataque de todos os tipos de meios de comunicação como redes sociais, celulares, aplicativos de bate-papo etc, e também floresceu ao fazer isso, é a caixa de entrada de e-mail humilde. Sim, o email está vivo e chutando. Continua sendo a maneira mais procurada - e fácil - para a maioria de nós tocar na base e falar.

Naturalmente, a ascensão do e-mail como o principal meio de conexão também significou que começamos a confiar demais e obcecar demais com essa ferramenta. E, geralmente, essa dependência excessiva e obsessão leva a uma fadiga de produtividade que, consequentemente, gera todo um ecossistema de aplicativos, software e, para não mencionar, o "conselho do guru" (nós o chamamos de guru gyaan aqui na Índia) para ajudar você se torna mais produtivo com essa ferramenta.

Eu admito, eu mesmo aproveitei todas as oportunidades de espalhar o guru gyaan pela produtividade do e-mail via conteúdo e boca a boca. Considerando que eu sou incapaz de fazer qualquer outra coisa além disso, eu continuarei a prática hoje, embora desta vez com os aplicativos e add-ons.

Então, se você ainda está comigo (e tem tolerado com sucesso o meu balbucio), confira esta lista de algumas ferramentas legais que realmente melhoram sua experiência de e-mail e tornam você mais produtivo. Ao contrário do que eu digo ou penso, isso realmente funciona.

1. Rapportive

O Rapportive é um complemento do navegador para o Gmail que transforma a barra lateral do Gmail (geralmente cheia de anúncios) em algo que você pode aproveitar quase todos os dias. Ele basicamente mostra informações sobre o remetente do e-mail como sua foto, links para seu perfil, tweets recentes, etc. Como você pode ver na imagem acima (que eu tirei de sua página inicial), ele tem informações completas de perfil de seu CEO. Barra lateral do Gmail.

O add-on está disponível para Firefox, Chrome e Safari, livre para usar e se integra perfeitamente com o Gmail. E isso garante que você não vai perder tempo procurando o plano de fundo da pessoa na internet que acabou de lhe enviar um e-mail que a oferta de milhões de dólares.

2. AwayFind

Se a verificação de e-mail é o que você faz quase todo o dia, então você provavelmente precisará de um serviço como o AwayFind para ajudá-lo a obter trabalho produtivo, não se preocupando mais com e-mails urgentes. O AwayFind irá monitorar sua conta de e-mail em busca de mensagens importantes e notificá-lo via SMS, Twitter DMs, ferramentas de IM como Gtalk / Yahoo ou através de seu aplicativo iPhone / Android quando tal e-mail chegar à sua caixa de entrada.

Você pode configurar filtros para AwayFind para decidir a prioridade da mensagem em sua conta e também configurá-los rapidamente através de seus plug-ins de e-mail. Sua conta gratuita monitora uma conta (somente Gmail / IMAP) e os planos começam em US $ 15 por mês, se você quiser mais coisas deles.

3. ActiveInbox

O ActiveInbox incorpora alguns recursos excelentes de gerenciamento de tarefas no Gmail e facilita o gerenciamento de e-mail (sim, outro complemento do Gmail.. remova o Gmail se você ainda não o fez). E-mails podem ser transformados em tarefas práticas, projetos e metas podem ser criados e notas podem ser adicionadas a cada e-mail.

É um add-on gratuito para o Firefox e o Chrome, funciona onde quer que estes navegadores e o Gmail funcionem.

4. NudgeMail

NudgeMail quer que você saiba que está lá quando você esquece seus acompanhamentos de e-mail. Então, se sua esposa mandou um e-mail para seu escritório e-mail para obter leite e frutas no caminho de volta (você não acredita quantas esposas fazem isso) ou um amigo lhe pediu para verificar um trabalho para ele, NudgeMail pode ter certeza que você seja lembrado no momento certo para fazê-las. Basta encaminhar um e-mail para endereços como "[email protected]" ou "[email protected]" e parar de se preocupar com isso. A lista inteira de comandos está aqui.

O NudgeMail é gratuito enquanto em versão beta, funciona com todos os provedores de e-mail, seja no computador ou no celular, e também se integra ao Google Agenda.

5. Grexit

Anteriormente falamos sobre o GrexIt em nosso artigo na GT Resources, e achei que também merece uma menção nesta lista. É uma ferramenta útil para as equipes e pode economizar muito tempo quando o banco de dados de e-mail de você e seus colegas começarem a crescer.

O conceito é simples - você não deve precisar encaminhar o mesmo e-mail que tinha instruções sobre como fazer xyz para uma nova contratação depois que você já falou sobre isso há 3 dias com um funcionário existente. Deve haver um local central onde os membros da equipe possam acessar esses e-mails e o GrexIt forneça exatamente isso. Apenas para o Google Apps.

6. NutshellMail

O NutshellMail não é exatamente uma ferramenta de produtividade de e-mail … em vez disso, é o que eu chamaria de produtividade por e-mail. A imagem acima mostra um vislumbre dos emails que recebo do NutshellMail todos os dias. Ele envia um resumo de suas contas de redes sociais como Facebook, Twitter LinkedIn etc e inclui informações importantes no resumo que pode muito bem cuidar das várias visitas que você faz a esses sites a cada hora apenas para ficar atualizado com as coisas de importância minúscula.

7. WriteThat.Name

WriteThat.Name é uma ferramenta exclusiva que mantém automaticamente seus Contatos do Google (ou catálogo de endereços do Gmail) atualizados com os detalhes mais recentes, como número de telefone, endereços de e-mail etc. Ele verifica a assinatura dos remetentes de e-mail e os exibe para ver se os detalhes de um contato existente precisa ser atualizado. Portanto, não há mais adição manual de novos números de telefone e endereços de e-mail ao catálogo de endereços.

8. Ferramentas de Automação

Escrevemos e-mails todos os dias sem perceber que muitas das frases e frases que usamos são repetitivas. Obviamente, uma perda de produtividade e ganho de tédio (se você perceber que é chato). Assim, a solução está usando ferramentas de automação que podem colocar sentenças no comando de uma ou duas chaves. Exemplos de tais ferramentas são o Canned Responses do Gmail, o AutoHotKey e o pequeno utilitário da Lifehacker chamado Texter. Existem muitos outros scripts de automação, você só precisa encontrar o caminho certo e usá-lo sempre que possível.

9. Xobni

O Xobni é um poderoso complemento de produtividade de e-mail para o Outlook que combina as funcionalidades de uma ferramenta como o Rapportive para mostrar perfis de contato e também cria automaticamente o catálogo de endereços do usuário. Ele também aprimora a pesquisa do Outlook em grande medida. A ferramenta vem em versões gratuitas e pro e também oferece um aplicativo BlackBerry puro.

10. Melhor Gmail 2

Por último, mas não menos importante, temos o Better Gmail 2 for Firefox (usuários do Chrome podem dar uma olhada no Better Gmail for Chrome). Ao longo dos anos, o Gmail incorporou muitos recursos que foram introduzidos pela primeira vez por este complemento, mas ele ainda permanece relevante e tem toneladas de personalizações disponíveis para o público mais experiente em tecnologia entre os usuários do Gmail.

Sua opinião?

Então, o e-mail parece tomar conta da sua vida e de novo? Como você lidou com isso até agora? Quais foram suas ferramentas / truques favoritos?